Wat is een aanbesteding? Uitleg voor ondernemers, zzp’ers en bouwbedrijven
Luca Jhapsie
Gepubliceerd op
Een duidelijke uitleg voor bouwbedrijven die vaker willen scoren
Aanbestedingen vormen een vast onderdeel van het werk in de bouw. Toch is het proces voor veel professionals complex, tijdrovend en soms frustrerend. Of je nu als calculator, projectleider of ondernemer betrokken bent bij tenders: een goed begrip van hoe aanbestedingen werken is essentieel om effectief te kunnen meedoen en uiteindelijk vaker te winnen.
In dit blog leggen we uit wat een aanbesteding is, waarom het belangrijk is in de bouwsector en wat het proces in de praktijk betekent voor jouw organisatie.
Wat is een aanbesteding?
Een aanbesteding is een formeel inkoopproces waarbij een opdrachtgever bedrijven uitnodigt om een offerte uit te brengen op een project. Dit gebeurt vooral bij (semi-)overheden, zoals gemeenten, provincies of woningcorporaties. Voorbeelden zijn de bouw van een school, het renoveren van een wijk, of het aanleggen van een weg.
Omdat het gaat om publiek geld, zijn deze opdrachtgevers verplicht om op een transparante en eerlijke manier in te kopen. Dat betekent: duidelijke spelregels, vooraf vastgestelde criteria en een gelijke kans voor alle geschikte partijen.
Waarom worden aanbestedingen georganiseerd?
Aanbestedingen zijn wettelijk verplicht om drie redenen:
- Gelijke kansen: elk bedrijf met de juiste kwalificaties mag meedingen.
- Transparantie: alle inschrijvers worden beoordeeld op basis van vooraf bekende criteria.
- Verantwoording: de opdrachtgever moet kunnen uitleggen waarom een bepaalde partij de opdracht krijgt.
Voor bouwbedrijven is dit zowel een kans als een uitdaging. Je krijgt toegang tot grote projecten, maar de concurrentie is fors en de eisen zijn vaak gedetailleerd.
Welke vormen van aanbesteding zijn er?
In de bouwsector komen de volgende vormen het meest voor:
- Openbare aanbesteding: voor iedereen toegankelijk. Grote concurrentie, veel transparantie.
- Niet-openbare aanbesteding: alleen vooraf geselecteerde partijen mogen inschrijven.
- Meervoudig onderhands: de opdrachtgever nodigt een beperkt aantal bedrijven uit. Minder formeel, vaak sneller.
De keuze voor een bepaalde vorm hangt meestal af van de opdrachtwaarde en de aard van het project.
Hoe verloopt een aanbesteding in de praktijk?
Een standaard aanbestedingsprocedure bestaat uit de volgende fasen:
- Publicatie van de opdracht (bijv. via TenderNed of Mercell)
- Documentatie: alle eisen, criteria en formats worden gedeeld
- Vragenuurtje: bedrijven mogen vragen stellen; antwoorden worden publiek gedeeld
- Inschrijving: indiening van de volledige offerte, inclusief EMVI-plan, bewijsstukken en prijs
- Beoordeling: de opdrachtgever weegt de inschrijvingen op kwaliteit en/of prijs
- Gunning of afwijzing
Het proces verloopt strak volgens planning. Deadlines zijn bindend. Een te late of onvolledige inschrijving wordt uitgesloten.
Waarom is tenderen intensief?
Veel tenderteams ervaren het inschrijven als zwaar, en dat is begrijpelijk. Het proces vraagt onder andere om:
- Strakke planning onder tijdsdruk
- Multidisciplinaire samenwerking (calculatie, werkvoorbereiding, planvorming)
- Inzicht in complexe eisen en wetgeving
- Foutloos documentbeheer en afstemming
Kleine fouten, zoals een ontbrekende handtekening of verouderd bewijsstuk, kunnen grote gevolgen hebben. Naast inhoudelijke kwaliteit is daarom ook procesbeheersing cruciaal.
Wat levert het op?
Een winnende aanbesteding betekent meestal:
- Omzet voor de korte en middellange termijn
- Nieuwe of versterkte relaties met publieke opdrachtgevers
- Continuïteit en stabiliteit in de projectplanning
Maar verliezen kost ook geld: een gemiddelde inschrijving vraagt tientallen uren werk, wat neerkomt op zo’n €30.000 aan interne inzet. Reden genoeg om bewust te investeren in kwaliteit en strategie.
Wanneer is het zinvol om in te schrijven?
Niet elke aanbesteding is de moeite waard. Stel jezelf vooraf de volgende vragen:
- Hebben we voldoende capaciteit en ervaring?
- Past het project bij onze expertise?
- Kunnen we ons inhoudelijk onderscheiden op de gevraagde punten?
- Is dit een strategisch relevante opdrachtgever?
Selectief inschrijven vergroot de kans op rendement en voorkomt onnodige verspilling van tijd en middelen.
Conclusie: meer grip op het aanbestedingsproces
Een aanbesteding is geen standaard offerteproces, maar een vak apart. Begrijpen hoe het werkt is de eerste stap richting betere inschrijvingen, minder fouten en meer rust in het tenderteam. In volgende blogs gaan we dieper in op onderwerpen als EMVI-plannen, het voorkomen van tenderstress en de inzet van AI bij het voorbereiden van inschrijvingen. Zo bouwen we samen aan een beter scorend tenderproces, op een manier die past bij de praktijk in de bouw.